Mit dem eStar-Programm Die FDA möchte durch Digitalisierung die Effizienz von Zulassungsprozessen (z. B. dem 510(k)-Prozess) steigern. Das Johner Institut arbeitet mit der FDA an der Weiterentwicklung von eStar.
Wie zukunftsweisend dieser Ansatz ist und ob Sie sich daran beteiligen sollten oder sogar müssen, erfahren Sie in diesem Artikel.
1. Was ist das eStar-Programm?
Das eStar-Programm ermöglicht es Herstellern medizinischer Geräte, ihre Zulassungsanträge über ein interaktives PDF bei der FDA einzureichen.
a) Interaktivität
Interaktivität hat mehrere Aspekte.
Integrierte Fehlerprüfung
Das PDF markiert Bereiche, in denen Daten offensichtlich noch Fehler enthalten, rot und korrekte Bereiche grün (siehe Abb. 1).
Automatisiertes Ein- und Ausblenden von Bereichen
Je nach Auswahl werden im interaktiven Dokument Bereiche ein- oder ausgeblendet. Beispielsweise zeigt das Dokument automatisch Details der Softwaredokumentation an, wenn Sie auswählen, dass das Produkt Software enthält oder eigenständige Software ist (siehe Abbildung 1). Die FDA definiert diese Logik für das Ein- und Ausblenden in Schematron-Dateien (siehe Abb. 2).
Integration von Anhängen
Das PDF ermöglicht das Hinzufügen von Anhängen. Aus Sicht der FDA müssen diese Anhänge sogar einbezogen werden. Es gibt keine Einschränkungen hinsichtlich des Datenformats. Lediglich die Größe des resultierenden PDF-Dokuments ist auf 1 GB begrenzt (siehe Abb. 3).
Import- und Exportoptionen
Alle Daten außer Anhängen können aus XML importiert und über das PDF nach XML exportiert werden.
b) Elektronische Einreichung
Die Einreichung erfolgt nun nicht mehr auf einem physischen Datenträger, sondern elektronisch. Je nach zuständigem FDA-Zentrum reichen Hersteller ihre Unterlagen über das CDRH-Portal oder über das ESG Gateway für CBER-bezogene Einreichungen ein.
c) eStar versus eCopy
Tatsächlich stellt das eStar-Programm nach dem eCopy/eSubmitter-Programm den nächsten Evolutionsschritt in der Digitalisierung dar. Mit dem eCopy/eSubmitter-Programm hat die FDA „nur“ die Formatierung der elektronischen Einreichungsdatei festgelegt, die Hersteller einhalten müssen. Es gibt keine vorgegebene Struktur der Dokumente selbst oder gar strukturierter Daten wie im eStar-Programm mit dem eCopy/eSubmitter-Programm.
Wenn Sie mehr über die Geschichte dieser beiden Programme erfahren möchten und einen Vergleich wünschen, empfehlen wir Ihnen einen Blick auf diesen Leitfaden.
2. Wer kann bzw. darf das eStar-Programm nutzen?
Das eStar-Programm soll Medizinprodukteherstellern offensichtlich dabei helfen, Zulassungsdokumente schneller und in besserer Qualität zu erstellen und einzureichen. Es richtet sich aber nicht an alle Hersteller und ist nicht für alle Zulassungsverfahren geeignet.
Das eStar-Programm gilt nur für:
Es gilt jedoch nicht für
- Genehmigungsprozess der PMAs
Dies scheint jedoch geplant zu sein, zumindest ist diese Option im PDF bereits enthalten, auch wenn sie derzeit ausgegraut ist.
Die Teilnahme am eStar-Programm ist mit Ausnahme von 510(k)s ausdrücklich freiwillig. Hier ist es Pflicht.
Hersteller und Produkte, für die das Verfahren anwendbar ist, können, müssen aber nicht teilnehmen.
3. Wie hilft das eStar-Programm?
Das eStar-Programm kommt sowohl Herstellern als auch der FDA zugute.
a) Dokumente von besserer Qualität
Die FDA erhält die Dokumente in höherer Qualität, da das PDF den Herstellern hilft, offensichtliche Fehler wie fehlende Informationen oder Tippfehler (z. B. in Produktcodes) zu vermeiden. Dazu tragen beispielsweise Dropdown-Listen und Inhaltsprüfungen auf Vollständigkeit und Konsistenz bei.
b) Mehr Sicherheit
Die PDF-Verifizierung hebt unvollständige oder fehlende Informationen sowohl auf Einzeldatumsebene als auch auf der Ebene des gesamten Dokuments hervor (siehe Abbildung 3).
c) Geringerer Aufwand
Den Herstellern und der FDA bleibt die RTA-Korrekturschleife erspart. Der restliche Ablauf bleibt jedoch unverändert:
Der Rest einer 510(k)-Überprüfung wird gemäß der FDA-Leitlinie „The 510(k) Program: Evaluating Substantial Equivalence in Premarket Notifications“ durchgeführt [510(k)]“, gemäß den in 21 CFR 807 Unterabschnitt E festgelegten Verfahren. Eine De-Novo-Überprüfung wird gemäß der FDA-Leitlinie „De Novo Classification Process (Evaluation of Automatic Class III Designation)“ gemäß den in 21 CFR 860 festgelegten Verfahren durchgeführt. Unterabschnitt D.
Die FDA muss keine Inhalte kopieren und in ihre eigenen Systeme einfügen. Auch das spart Aufwand.
Darüber hinaus findet die Behörde die Dokumente schneller, da der Zugriff auf die Inhalte und Anhänge direkt über das PDF-Dokument möglich ist und die Hersteller gezwungen sind, die Anhänge in der von der FDA vorgegebenen Struktur zusammenzustellen. Das erspart auch die Behördenarbeit. Es verspricht jedoch keine kürzeren Bearbeitungszeiten.
4. Evaluierung des eStar-Programms
a) Positiv
Die FDA nutzt dieses Programm, um Hersteller bei der Erstellung einer vollständigen, konsistenten und genauen Dokumentation zu unterstützen. Davon profitiert auch die Behörde selbst, indem sie viele Vorprüfungen automatisiert.
Dies wiederum kommt den Herstellern zugute, da Genehmigungsprozesse schneller ablaufen und insbesondere unnötige Iterationsschleifen (einschließlich RTA-Tests) vermieden werden können.
Der Aufbau des PDF-Dokuments (siehe Abb. 4) und die Aufteilung der Anhänge geben Herstellern wertvolle Anregungen für die Strukturierung der eigenen Dokumente – sowohl auf Dokument- und Verzeichnisebene als auch innerhalb der Dokumente.
b) Kritik
Die Möglichkeit, XML zu importieren, kann bestenfalls eine Übergangstechnologie sein, um die Informationen aus vorhandenen Systemen in das FDA-PDF-Dokument zu übertragen. Dies ist immer besser als manuelles Kopieren und Einfügen, aber kein Ersatz für eine API.
Die FDA stellt die erwarteten Anlagen zur Verfügung. Dies zwingt Hersteller dazu, ihre Dokumente FDA-spezifisch zu erstellen. Dies führt zu der üblichen harten Arbeit von Regulatory-Affairs-Managern. Aufgaben, die eine vollständige Digitalisierung der Prozesse überflüssig machen könnten und sollen.
Das PDF kann auch Fehler enthalten. Im Bereich Qualitätsmanagement konnten wir keine Daten eingeben, obwohl diese im Inhaltsverzeichnis erscheinen (siehe Abb. 4). Der Leitfaden befasst sich nicht mit diesem Abschnitt.
Die Verpflichtung, das elektronische Dokument auf einem physischen Datenträger einzureichen, erscheint im Kontext der Digitalisierung etwas absurd. Allerdings hat die Testphase für die elektronische Einreichung per Upload begonnen.
c) Einschätzung und Ausblick
Mit dem eStar-Programm ist die FDA einen deutlichen Schritt weiter als viele benannte Stellen mit ihren „Antragsformularen“. Diese können hinsichtlich Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit und Interoperabilität (XML-Import und Expert) oft nicht mithalten.
Das interaktive PDF ist eine Software, die wie jede andere Software validiert und weiterentwickelt werden muss. Bisher wurden die FDA-Updates sehr zeitnah durchgeführt. So wurde beispielsweise der neue Leitfaden für Software nun mit einer Unterscheidung zwischen „Basic Documentation“ und „Enhanced Documentation“ umgesetzt.
d) Vergleich mit dem DZP
Das eStar-Programm ist ein Schritt in die richtige Richtung. Gleichzeitig wird es diesen unvollständigen Grad der Digitalisierung auf Jahre hinaus zementieren.
Es wäre wünschenswert gewesen, wenn die FDA bereits den gleichen Digitalisierungsgrad erreicht hätte wie die digitale Zulassungsplattform (DZP) des Johner-Instituts:
- (Weitgehend) vollständige Erfassung und Prüfung strukturierter Daten statt der Erfassung nicht computerauswertbarer Anhänge und Textfelder. Für den gesamten Zweck einschließlich der Charakterisierung von Benutzern und Patienten verwendet eStar ein Textfeld.
- (Fast) dokumentenfreie Einreichung
- Weitgehend vollständige automatisierte Prüfung aller Daten
- Vollständiger Zugriff auf alle Daten per API und damit Integration in bestehende Systeme von Herstellern und Behörden bzw. Benannten Stellen
- Keine Medienbrüche und insbesondere keine Notwendigkeit, Informationen in Dokumente (Papier, PDF) umzuwandeln oder gar über physische Speichermedien zu versenden
- Begleitung des gesamten Prozesses bis zur erfolgreichen oder endgültigen Ablehnung der Genehmigung, inklusive Rückmeldung der Behörde bzw. Benannten Stelle
5. Fazit
a) Zusammenfassung
Mit dem eStar-Programm geht die FDA den nächsten Schritt in der Digitalisierung von Zulassungsprozessen. Es treibt das, was mit einem dokumenten- und PDF-basierten Ansatz erreicht werden kann, auf die Spitze.
Die Interaktivität der PDF-Dokumente mit integrierter Anwendungslogik und einem Mix aus strukturierten Daten und Anhängen gibt einen Eindruck davon, was mit einer vollautomatisierten Erfassung und Überprüfung regulatorischer Daten möglich wäre.
Bis dahin müssen Hersteller mit Dokumenten arbeiten und sich an folgende Richtlinien halten:
- Das bestehende Leitliniendokument „Bereitstellung behördlicher Einreichungen für medizinische Geräte im elektronischen Format – Einreichungen gemäß Abschnitt 745A(b) des Bundesgesetzes über Lebensmittel, Arzneimittel und Kosmetika“ wurde veröffentlicht und ist in Kraft, obwohl es nicht mehr ganz aktuell ist, da es vor dem eStar-Programm erschien noch nicht enthalten.
- Wichtiger ist der neue Leitfaden „Electronic Submission Template for Medical Device 510(k) Submissions“.
Das Johner Institut unterstützt Hersteller und Benannte Stellen bei der digitalen Transformation. Interesse? Dann nehmen Sie jetzt Kontakt auf!
Versionsgeschichte:
- 20.08.2024: Rezensionen wurden in das neue Kapitel 4 verschoben. Nummerierung konsequent umgesetzt. Einleitung hinzugefügt. Kapitel 1.a) neu strukturiert und um ein Bild der Schematron-Datei ergänzt (Abb. 2).
- 15.09.2023: Informationen zur elektronischen Einreichung und Verfügbarkeit von eSTAR für Kombinationsprodukte hinzugefügt.
- 23.09.2022: Informationen zum neuen eSTAR-Leitfaden hinzugefügt